Better together. For life.

Sekretariat Senior (w/m/d)


Sekretariat Senior (w|m|d)

Vollzeit: 38,5 Stunden| Teilzeit| Befristet| Arbeitsort: Hamburg Eppendorf| Zentrum für Anästhesiologie und Intensivmedizin (ZAI)| Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie

At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. Together we can make this possible.

Every day a little more. Every day a little better.

What to expect

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 14.100 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Die Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie betreut anästhesiologisch alle operativen, interventionellen und diagnostischen Bereiche unseres Universitätsklinikums. Wir führen im Jahr mehr als 43.000 Narkosen mit einem hohen Anteil an hochkomplexen Eingriffen bei Erwachsenen und Kindern durch. Im Bereich der Intensiv-, der Schmerz-, der Palliativ- sowie der Notfallmedizin können Zusatzqualifikationen in allen Säulen unseres Fachgebietes im spannenden Spektrum einer Universitätsklinik erworben werden. Wir stehen für eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung, exzellente Forschung und moderne Lehre.

Genau in diesen genannten Bereichen übernehmen Sie als Teil des Direktionssekretariates der Klinik und Poliklinik für Anästhesiologie verantwortungsvolle Aufgaben in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Sie gewährleisten im Tagesgeschäft unserer Klinik mit Zuverlässigkeit, Weitsicht, großem Engagement und Organisationstalent reibungslose Abläufe.

Ihre Aufgaben beinhalten unter anderem:

  • Koordination und Organisation von klinikinternen und externen wissenschaftlichen Fortbildungsveranstaltungen, Sitzungen, Tagungen und Symposien mit sämtlichen damit verbundenen Tätigkeiten
  • selbständige Abwicklung aller administrativen und vertragsbezogenen Abläufe bei Drittmittel-Studien
  • Erledigung sämtlicher anfallender administrativer Aufgaben im Bereich Personal, wie z.B. Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge in Abstimmung mit allen Beteiligten, Vertragsverlängerungen etc.
  • Unterstützung bei der Sicherstellung der studentischen Lehre und Betreuung der Studierenden
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen, u.a. für Hospitationen von nationalen und internationalen Ärzt:innen
  • Vorbereitung von Sitzungen und z.T. Protokollführung
  • Bearbeiten des Posteingangs, Überwachung von Wiedervorlagen sowie Ablage
  • Terminkoordination
  • Schriftverkehr und telefonische Kommunikation

What we look forward to

  • Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau/mann für Büromanagement oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Gute MS Office-Kenntnisse
  • Fähigkeit zum ergebnisorientierten Arbeiten, Zuverlässigkeit, Diskretion, Koordinations-, Kommunikations- und Organisationsgeschick, Teamfähigkeit, Flexibilität
  • Fähigkeit im verantwortungsvollen und sensiblen Umgang mit medizinischen Anfragen/Daten
  • Ein verbindliches, freundliches sowie souveränes Auftreten
  • Eine strukturierte, gewissenhafte, zuverlässige und zügige Arbeitsweise mit entsprechender Eigeninitiative

What we can offer

  • Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
  • Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

The UKE

We are the UKE - and we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.100 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

It is our aim to be one of the leading University Medical Centers and, at the same time, the best employer in our industry. At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. And as different as these are, as diverse is our range of individual solutions.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Your application options at a glance

Choose the application method that suits you best.
You can send us your application quickly and easily - online, by email or by post. Alternatively, you can submit your application to our recruiting team in person.
> Click here to access information on the various application options

We live and value diversity
We offer a work environment providing equal opportunities regardless of age, gender, sexual identity, disability, origin or religion. This is affirmed by our accession to the Charter of Diversity.

We explicitly strive to increase the proportion of women in management positions, especially among scientific staff in research and teaching.

The same applies in case of an underrepresentation of one's gender in the advertising area. People with severe disabilities will be considered with priority in case of equal suitability, qualification and professional performance.
> Find out more about diversity at the UKE

Your Perspective

Hamburg and its UKE. As one of the largest employers in the Hanseatic city, we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.100 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

With more than 140 different job profiles – in nursing, the various healthcare professions, in medical and medical-technical services or therapeutic and educational professions as well as in research and teaching up to a career in administration or in the technology and service area – we are the ideal place for everyone who wants to keep getting better with us.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Contact

Kontakt zum Recruiting: Sie erreichen uns telefonisch unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Kontakt zum Fachbereich: Herr Professor Dr. C. Zöllner, Klinikdirektor - unter der Telefonnummer: (040) 7410 – 52415

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunterulagen beilegen.

We look forward to receiving your complete application by 26.08.2022 stating reference code VW2248_e.

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