Better together. For life.

Referent (w/m/d) für Strukturplanung und Gremienmanagement im Dekanat der Medizinischen Fakultät


Referent (w/m/d) für Strukturplanung und Gremienmanagement im Dekanat der Medizinischen Fakultät

Vollzeit: 38,5 Stunden| Teilzeit| Befristet| Arbeitsort: Hamburg Eppendorf| Dekanat der Medizinischen Fakultät

At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. Together we can make this possible.

Every day a little more. Every day a little better.

What to expect

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 14.100 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Sie arbeiten in der modernen Hochschulverwaltung der Medizinischen Fakultät am UKE in der Abteilung Fakultätsservice und Budget in einer Schlüsselposition der akademischen Selbstverwaltung. Die Abteilung ist für alle administrativen Prozesse in Zusammenhang mit der Struktur- und Budgetplanung, für die Bearbeitung hochschulrechtlicher Fragestellungen und für die Betreuung der akademischen Gremien der Fakultät zuständig. Das Aufgabenportfolio des Fakultätsservice beinhaltet darüber hinaus die Bearbeitung von IT-Projekten und -Services für Forschung und Lehre sowie den Bereich Gebäudemanagement und Objektservice.

Ihre Aufgaben:

  • Inhaltliche Vorbereitung und administrative Umsetzung von Strukturmaßnahmen der Fakultät wie bspw. Etablierung von Professuren, Berufungsverfahren, Institutsgründungen. Dies beinhaltet u.a. die Erarbeitung und Erstellung entsprechender Entscheidungsvorlagen für die Dekanatsleitung in Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen und Entscheidungsgremien sowie die Sicherstellung und Optimierung von Qualität und Effizienz der damit in Zusammenhang stehenden Verfahrensabläufe, Auftragserteilungen und Beschlussumsetzungen.
  • Durchführung und Weiterentwicklung des Gremienmanagements. Dies beinhaltet u.a. die Erarbeitung und die Erstellung von Sitzungsunterlagen sowie Beschlussvorlagen, die Protokollierung der Sitzungen und die Beschlusskontrolle für die betreffenden Fachausschüsse des Fakultätsrats.
  • Konzeption und Implementierung digitaler Managementtools zur Abbildung administrativer Prozesse (bspw. Berufungsverfahren, Überprüfung der Lehrverpflichtung, Evaluationen von Zeitprofessuren) in Zusammenarbeit mit den IT-Fachabteilungen.
  • Erarbeitung von Satzungen und Ordnungen der Fakultät
  • Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten der Fakultät sowie Fachantworten auf Behördenanfragen
  • Projekttätigkeit

Diese Position ist vorerst für drei Jahre befristet zu besetzen.

What we look forward to

  • Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Staatsexamen, Master oder vergleichbar) vorzugsweise in den Verwaltungswissenschaften, Rechtswissenschaften, Geisteswissenschaften, Sozialwissenschaften, Psychologie oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Wünschenswert sind Erfahrungen in der Hochschulverwaltung oder in der Administration anderer Wissenschaftseinrichtungen
  • Interesse an der Umsetzung und Qualitätssicherung administrativer Verfahren mit Hilfe elektronischer Anwendungen
  • Interesse an Projektarbeit und lateralem Führen
  • Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
  • Wertschätzende Kommunikation und hohe Sozialkompetenz, Organisations- und Verhandlungsgeschick, Entscheidungsfähigkeit
  • Sehr strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil
  • Selbstständiges Arbeiten, Belastbarkeit und Flexibilität

What we can offer

  • Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben mit vielfältigen Möglichkeiten zur eigenen Gestaltung in einem hochmotivierten Team
  • Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
  • Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv Ihre Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

The UKE

We are the UKE - and we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.100 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

It is our aim to be one of the leading University Medical Centers and, at the same time, the best employer in our industry. At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. And as different as these are, as diverse is our range of individual solutions.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Your application options at a glance

Choose the application method that suits you best.
You can send us your application quickly and easily - online, by email or by post. Alternatively, you can submit your application to our recruiting team in person.
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We live and value diversity
We offer a work environment providing equal opportunities regardless of age, gender, sexual identity, disability, origin or religion. This is affirmed by our accession to the Charter of Diversity.

We explicitly strive to increase the proportion of women in management positions, especially among scientific staff in research and teaching.

The same applies in case of an underrepresentation of one's gender in the advertising area. People with severe disabilities will be considered with priority in case of equal suitability, qualification and professional performance.
> Find out more about diversity at the UKE

Your Perspective

Hamburg and its UKE. As one of the largest employers in the Hanseatic city, we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.100 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

With more than 140 different job profiles – in nursing, the various healthcare professions, in medical and medical-technical services or therapeutic and educational professions as well as in research and teaching up to a career in administration or in the technology and service area – we are the ideal place for everyone who wants to keep getting better with us.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Contact

Kontakt zum Recruiting: Erreichbarkeit unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Kontakt zum Fachbereich: Frau Susanne Falkenhof, Leiterin Fakultätsservice und Budget, s.falkenhof@uke.de, unter der Tel-Nr.: (040) 7410-53076

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunterlagen beilegen.

We look forward to receiving your complete application by 11.07.2022 stating reference code MM22481.

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