Arbeiten am Puls der Zeit

Sekretär (w/m/d)


Work on the pulse of time

Sekretär (w|m|d)

Zentrum für Innere Medizin, I. Medizinische Klinik und Poliklinik

We are the University Medical Centre Hamburg-Eppendorf (UKE), a vibrant healthcare community right at the heart of Hamburg. There is a real buzz of energy here, as progress sets the pace and every day offers fresh experiences. Around 11,000 members of staff with a myriad of roles are united in pursuit of a single aim: human well-being. With more than 140 different professions, we are the ideal place for anyone who loves to work in a flexible environment and is ambitious to advance their own personal development and that of healthcare as a whole.

What to expect

Sie unterstützen in dieser Position im Team mit den Kolleg:innen des Direktionssekretariates die Klinikdirektoren in allen die Klinik betreffenden Angelegenheiten sowie bei ihren vielfältigen Funktionen in Gremien der Medizinischen Fakultät, den Kliniken sowie in nationalen und internationalen Fachgesellschaften und Forschungseinrichtungen.

Ihre Aufgaben:

  • Assistenz der Klinikdirektoren und Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben der Klinikdirektoren
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Korrespondenz, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
  • orrespondenz und Erstellung von Schreibarbeiten (z. B. Gutachten, Vortragsmanuskripte, Vorträge und Veröffentlichungen in deutscher und englischer Sprache)
  • Drittmittelverwaltung und –überwachung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • EDV - Angelegenheiten wie (Überwachung der E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Bildbearbeitung z.B. mit PowerPoint), Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung, Betreuung der Klinikhomepage
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen von Zuweiser:innen, Kooperationspartnern und Patient:innen
  • Vertretung innerhalb des Sekretariatsteams

Diese Position kann auch in Teilzeit besetzt werden.

What we look for in a candidate

  • Abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachenassistent:in, Europasekretär:in Verwaltungsangestellte:in, Kauffrau:mann für Büromanagement oder vergleichbare Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Fundierte Kenntnisse zur Führung eines Direktionssekretariats sowie sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
  • Personalrechts-, Abrechnungs-, MS Office-, SAP-, Drittmittelverfahrenskenntnisse
  • Koordinations-, Kommunikations-, Team- und Organisationsfähigkeit, zeitliche Flexibilität, Zuverlässigkeit

What we can offer

  • Eine innovative und familienfreundliche Arbeitsumgebung mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote

Your UKE

Wir sind das UKE. Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Wo so viel Energie in der Luft liegt und der Fortschritt den Takt angibt, ist kein Tag wie der andere. Rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl des Menschen.

Für dieses Ziel arbeiten wir eng zusammen – ganz gleich, ob in Forschung oder Lehre, ob in Klinik oder Verwaltung. Wir sind ein komprimierter Kosmos und für manche Mitarbeiter sogar wie eine große Familie. Sie wollen mit uns die Gesundheitsversorgung voranbringen und dabei auch persönlich wachsen? Von den Besten lernen, Gewohntes in Frage stellen und in ganz neuen Mustern denken?

Willkommen im UKE. Willkommen am Puls der Zeit.

Sie möchten mehr über das UKE als Arbeitgeber und unsere Vorteile erfahren?
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Möglichkeiten Ihrer Bewerbung auf einen Blick

Bewerben Sie sich, wie Sie sich am wohlsten fühlen.
Sie können uns Ihre Bewerbung schnell und einfach zukommen lassen – online, per E-Mail oder über den Postweg . Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch persönlich bei unserem Recruitment-Team abgeben.
> Hier geht es zu den verschiedenen Bewerbungsmöglichkeiten

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
> Hier erfahren Sie mehr zum Thema Diversity im UKE

Your Perspective

Hamburg und sein UKE. Wir sind Teil dieser Stadt und doch eine ganz eigene Welt. Denn bei uns dreht sich alles um eins: Menschen und ihre Gesundheit. Dieses Thema lässt uns nicht los und bringt uns alle zusammen, auch wenn unsere Aufgaben ganz unterschiedlich sind. Wissen, forschen, heilen und noch viel mehr – hier sieht sich jeder als UKE-ler.

Mit über 140 verschiedenen Berufsbildern - in der Pflege und vielen Gesundheitsberufen, als Arzt/Ärztin, im Medizinisch Technischen Dienst oder therapeutischen und pädagogischen Berufen sowie in der Forschung und Lehre bis hin zur Karriere in der Verwaltung oder im Technik- und Servicebereich - sind wir der ideale Ort für alle, die Handlungsspielraum lieben sowie die Dinge und sich selbst voranbringen wollen.

Willkommen in einem komprimierten Kosmos. Willkommen am Puls der Zeit.

Sie möchten mehr über die unterschiedlichen Berufsbilder und Perspektiven im UKE erfahren?
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Contact:

Fr. Almuth Ohlhäuser, Büroleitung, I. Medizinische Klinik, unter der Tel.-Nr.: (040)7410 53910.

We look forward to receiving your completed application by 16. August 2021 stating reference code 2021-461.

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