Better together. For life.

Veranstaltungskoordinator (w/m/d) – administrative und operative Aufgaben


Veranstaltungskoordinator (w/m/d) – administrative und operative Aufgaben

Vollzeit: 40 Stunden | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf | Klinik Gastronomie Eppendorf GmbH

At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. Together we can make this possible.

Every day a little more. Every day a little better.

What to expect

Für unser Eventcatering suchen wir einen engagierten und eigenständigen Assistenten (m/w/d) der Spaß und Freude daran hat, unsere Kunden beim Gelingen Ihrer Veranstaltungen kompetent zu unterstützen.

Wochenenddienste bei vollem Freizeitausgleich sind verbindlich

Sie ermöglichen gemeinsam im Team für unsere Kund:innen individuelle Events

Seit 15 Jahren ist das UKE Catering & Eventmanagement das erfolgreiche Aushängeschild der Klinik Gastronomie Eppendorf GmbH. Als zuverlässiger Caterer haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unseren Gästen höchste Service- und Speisequalität zu einem ausgezeichneten Preis-Leistungs-Verhältnis anzubieten. Mit unserem Cateringkonzept bieten wir unseren Kund:innen einen erstklassigen Service und maßgeschneiderte Konzepte an: ob für Kaffeepausen oder Events mit mehreren tausend Personen. Unsere Gäste vertrauen auf unsere Professionalität, Qualität und langjährige Erfahrung.

Aufgaben im administrativen Bereich:

  • Akquisition und Durchführung von Veranstaltungen mit allen vor- und nachgelagerten Tätigkeiten wie Kundenberatung, Ablaufkoordination, Rechnungstellung und Dokumentation,
  • Rechnungstellungen
  • Mitarbeit und Zuarbeit zur Durchführung des Monatsabschlusses,
  • Dokumentation des gesamten Auftragsverlaufs mit Hilfe der „Bp Event“ - Software
  • Erstellen von Function-Sheets
  • Tagesablaufplanung für die Bereiche Lager / Logistik / Küche
  • Unterstützung des Eventmanagers und des operativen Abteilungsleiters bei Eventplanung und -koordination
  • Mitarbeit an der internen Einsatzplanung,
  • Auslastungskontrolle über Excel Dokumentation einschließlich Koordination externer Dienstleister, Buchung, Rechnungsfreigabe,
  • Buchung und Einweisung von Zeitarbeitskräften in den Bereichen Service, Küche und Logistik
  • Bedarfskalkulation, Warenbestellung, Wareneingangskontrolle,
  • Mitarbeiterbesprechungen organisieren und bei Bedarf durchführen,
  • Organisation schnittstellenübergreifender Veranstaltungen einschließlich abteilungsübergreifender Meetings

Zu den Aufgaben im operativen Bereich:

  • selbständige Veranstaltungsleitung,
  • Ansprechpartner für Kunden vor Ort,
  • Vorabbegehung der Räumlichkeiten, Planung und Aufbau von Caterings, ggf. Technikeinweisung,
  • Einweisung von Zeitarbeitskräften,
  • Kontrolle der HACCP Richtlinien,
  • Auslieferung, Abholung sowie Auf- und Abbau der Caterings sowie Hilfe beim Laden des Equipments und veranstaltungsbezogene Zusammenstellung benötigter Waren

What we look forward to

  • Idealerweise verfügen Sie über entsprechend nachweisbare Berufserfahrung aus dem Gastronomiebereich.
  • Vorzugsweise bringen Sie Erfahrungen aus der Eventlogistik mit und können diese mit einer sehr guten Kommunikationsfähigkeit bei unseren Kunden einsetzen.
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie fehlerfrei in Wort und Schrift. Für Sie ist der umsichtige und bedachte Umgang mit den Ihnen anvertrauten Aufgaben selbstverständlich.
  • Sie sind im Besitz einer Fahrerlaubnis der Klasse C1 oder alternativ einer vor 1999 erworbenen Fahrerlaubnis der Klasse B mit entsprechender Fahrpraxis.
  • Die körperliche Eignung für den Einsatz in der Logistik bringen Sie mit.
  • Sie sind ein Mensch mit Persönlichkeit und Engagement, der ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis hat. Flexibilität, Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität sind für Sie selbstverständlich.
  • Wir setzen Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit und Teamfähigkeit voraus und erwarten von Ihnen ein stets gepflegtes Erscheinungsbild.
  • Wenn Sie sich im Anforderungsprofil erkennen, freuen wir uns über Ihre aussagefähige Bewerbung.

What we can offer

  • i.d.R ein unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • intensive und zuverlässige Einarbeitung
  • eigenverantwortliches Arbeiten mit klaren und zuverlässigen Strukturen
  • teamorientierten und fairen Umgang miteinander und somit ein gutes Betriebsklima
  • eine attraktive Vergütung, Leistungen nach dem Manteltarifvertrag NGG/DEHOGA sowie in Anlehnung an den TV NGG und weitere Leistungen wie z. B. ein bezuschusstes ProfiTicket des HVV und nach 2-jähriger Betriebszugehörigkeit Leistungen nach dem Betriebsrentengesetz
  • geleistete Überstunden werden in Freizeit ausgeglichen, ansonsten vergütet

The UKE

We are the UKE - and we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.400 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

It is our aim to be one of the leading University Medical Centers and, at the same time, the best employer in our industry. At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. And as different as these are, as diverse is our range of individual solutions.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Your application options at a glance

Choose the application method that suits you best.
You can send us your application quickly and easily - online, by email or by post. Alternatively, you can submit your application to our recruiting team in person.
> Click here to access information on the various application options

We live and value diversity
We offer a work environment providing equal opportunities regardless of age, gender, sexual identity, disability, origin or religion. This is affirmed by our accession to the Charter of Diversity.

We explicitly strive to increase the proportion of women in management positions, especially among scientific staff in research and teaching.

The same applies in case of an underrepresentation of one's gender in the advertising area. People with severe disabilities will be considered with priority in case of equal suitability, qualification and professional performance.
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Your Perspective

Hamburg and its UKE. As one of the largest employers in the Hanseatic city, we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.100 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

With more than 140 different job profiles – in nursing, the various healthcare professions, in medical and medical-technical services or therapeutic and educational professions as well as in research and teaching up to a career in administration or in the technology and service area – we are the ideal place for everyone who wants to keep getting better with us.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Contact

Kontakt zum Fachbereich: Herr Christoph Koch, Eventmanagement, unter der Tel-Nr.: (040) 7410-55182 oder per E-Mail: personal-kge@uke.de

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunter¬lagen beilegen.

We look forward to receiving your complete application by 07.12.2022 stating reference code KG22617_e.

Please apply via BEWERBUNG@UKE.DE

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