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Fakultätssachbearbeitung (w/m/d) im Dekanat der Medizinischen Fakultät am UKE


Fakultätssachbearbeitung (w/m/d) im Dekanat der Medizinischen Fakultät am UKE

Vollzeit: 38,5 Stunden| Teilzeit| Befristet| Arbeitsort: Hamburg Eppendorf| Dekanat der Medizinischen Fakultät |Entgeltgruppe 9b TVöD/VKA

At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. Together we can make this possible.

Every day a little more. Every day a little better.

What to expect

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 14.400 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Sie arbeiten in der modernen Verwaltung der Medizinischen Fakultät am UKE in der Abteilung Fakultätsservice und Budget. Die Abteilung ist für die administrativen Prozesse in Zusammenhang mit Berufungsverfahren, der Struktur- und Budgetplanung und der Betreuung der akademischen Gremien der Fakultät zuständig. Das Aufgabenportfolio des Fakultätsservices beinhaltet darüber hinaus die Bereiche Gebäudemanagement, Objektservice und Raumplanung. Die Koordination von Projekten und IT-Services für Forschung und Lehre komplettieren die Dienste der Abteilung.

Ihre Aufgaben:

  • Administrative Betreuung der Berufungsverfahren von der Ausschreibung bis zur Besetzung einer Professur. Dies beinhaltet die Koordination und Begleitung der Ausschreibungen, die organisatorische Unterstützung der Berufungsausschüsse und der Dekanatsleitung (u.a. Strukturierung der eingehenden Bewerbungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Ausschusssitzungen, Protokollierung, Reisekostenabrechnung) sowie die Mitarbeit bei der Entwicklung und Einführung eines elektronischen Managementsystems zur Abbildung des administrativen Prozesses.
  • Administrative Gremienbetreuung bspw. des Fakultätsrats. Dies beinhaltet die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen (u.a. Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Erstellung und Versand der Tagesordnung, Protokollierung der Sitzung, Versand der Beschlussfassungen)
  • Raumplanung, Raumvermietung und Gebäudemanagement für die der Medizinischen Fakultät zugeordneten Gebäude, Hörsäle und Seminarräume. Dies beinhaltet u.a. die Überwachung der Gebäudeausrüstung, die Projektierung von Instandhaltungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit der Technischen Abteilung.
  • Mitwirkung bei der Erstellung von Kennzahlen und Rechenschaftsberichten sowie die Datenpflege in den elektronischen Systemen der Fakultät
  • Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung bei allen anfallenden administrativen Angelegenheiten

Diese Position ist ab dem 01.12.2022 für 3 Jahre befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden. Eine Fortführung der Beschäftigung ist angestrebt.

What we look forward to

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder kaufmännische Ausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Wünschenswert: Berufserfahrung
  • Wünschenswert: Erfahrung in der Hochschulverwaltung
  • Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen
  • Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung
  • Gute Englischkenntnisse
  • Gutes technisches Grundverständnis
  • Kommunikations- und multikulturelle Sozialkompetenz, Organisations- und Verhandlungsgeschick, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil und Flexibilität

What we can offer

  • Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
  • Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

The UKE

We are the UKE - and we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.400 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

It is our aim to be one of the leading University Medical Centers and, at the same time, the best employer in our industry. At the UKE, we are convinced that successful and fulfilling work should be harmonised with the personal needs and individual life plans of all employees. And as different as these are, as diverse is our range of individual solutions.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Your application options at a glance

Choose the application method that suits you best.
You can send us your application quickly and easily - online, by email or by post. Alternatively, you can submit your application to our recruiting team in person.
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We live and value diversity
We offer a work environment providing equal opportunities regardless of age, gender, sexual identity, disability, origin or religion. This is affirmed by our accession to the Charter of Diversity.

We explicitly strive to increase the proportion of women in management positions, especially among scientific staff in research and teaching.

The same applies in case of an underrepresentation of one's gender in the advertising area. People with severe disabilities will be considered with priority in case of equal suitability, qualification and professional performance.
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Your Perspective

Hamburg and its UKE. As one of the largest employers in the Hanseatic city, we stand for excellent competence in the areas of research, teaching and comprehensive health care in our clinics. Every day our 14.100 employees strive to make the world a little healthier by their contribution.

With more than 140 different job profiles – in nursing, the various healthcare professions, in medical and medical-technical services or therapeutic and educational professions as well as in research and teaching up to a career in administration or in the technology and service area – we are the ideal place for everyone who wants to keep getting better with us.

Better together. For life.
Welcome to the UKE.


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Contact

Kontakt zum Recruiting: Erreichbarkeit unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Kontakt zum Fachbereich: Frau Falkenhof unter der Tel.-Nr.: (040)7410-53076 oder s.falkenhof@uke.de

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus, eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunterlagen beilegen.

We look forward to receiving your complete application by 28.11.2022 stating reference code VW22871_e.

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