Arbeiten am Puls der Zeit

Sekretariat/ Assistenz (w/m/d)


Work on the pulse of time

Sekretariat/ Assistenz (w/m/d)

Kopf- und Neurozentrum, Klinik und Poliklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde

We are the University Medical Centre Hamburg-Eppendorf (UKE), a vibrant healthcare community right at the heart of Hamburg. There is a real buzz of energy here, as progress sets the pace and every day offers fresh experiences. Around 11,000 members of staff with a myriad of roles are united in pursuit of a single aim: human well-being. With more than 140 different professions, we are the ideal place for anyone who loves to work in a flexible environment and is ambitious to advance their own personal development and that of healthcare as a whole.

What to expect

Die Klinik- und Poliklinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde deckt das gesamte Fachgebiet in seiner vollen Breite sowohl klinisch als auch akademisch ab. Der moderne Klinik-, Forschungs- und Lehrbetrieb stellt den Klinikdirektor vor neue Herausforderungen. Gesucht wird hier ein/e tatkräftige/r Assistent/in, die/der den Klinikdirektor und Lehrstuhlinhaber in den vielfältigen Belangen des Tagesgeschäfts effizient und nach modernen Maßgaben unterstützt.

Diese Position kann auch mit Teilzeitkräften besetzt werden.

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des Klinikdirektors in administrativen und Personalangelegenheiten des Bereichs
  • Koordination des Sekretariats der Klinik
  • Aktive Mitwirkung am Email-Verkehr des Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache (in teilweiser Eigenverantwortung)
  • Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
  • Koordination von Lehrveranstaltungen der Klinik
  • Unterstützung des Klinikdirektors in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten
  • Archivverwaltung
  • Etatmäßige Drittmittelüberwachung
  • Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
  • Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung (keine Abrechnung oder entsprechende Tätigkeiten im Rahmen der Privatliquidation)
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen

What we look for in a candidate

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen/Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige kaufmännische Ausbildungen
  • Exzellente EDV-Kenntnisse (MS Office, MS Access, SAP, KIS (z.B. Soarian)
  • Wünschenswert sind o Abrechnungskenntnisse in GOÄ und EBM, sowie DRG-Kenntnisse o Drittmittelverfahrenskenntnisse oKenntnisse in der medizinischen Terminologie o Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift o 10 Finger-Schreibsystem
  • Personalrechtskenntnisse
  • Kommunikationsgeschick, Freude an der Arbeit im Team, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit

What we can offer

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungsprogrammen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote

Your UKE

Wir sind das UKE. Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Wo so viel Energie in der Luft liegt und der Fortschritt den Takt angibt, ist kein Tag wie der andere. Rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl des Menschen.

Für dieses Ziel arbeiten wir eng zusammen – ganz gleich, ob in Forschung oder Lehre, ob in Klinik oder Verwaltung. Wir sind ein komprimierter Kosmos und für manche Mitarbeiter sogar wie eine große Familie. Sie wollen mit uns die Gesundheitsversorgung voranbringen und dabei auch persönlich wachsen? Von den Besten lernen, Gewohntes in Frage stellen und in ganz neuen Mustern denken?

Willkommen im UKE. Willkommen am Puls der Zeit.

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Möglichkeiten Ihrer Bewerbung auf einen Blick

Bewerben Sie sich, wie Sie sich am wohlsten fühlen.
Sie können uns Ihre Bewerbung schnell und einfach zukommen lassen – online, per E-Mail oder über den Postweg . Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch persönlich bei unserem Recruitment-Team abgeben.
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Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
> Hier erfahren Sie mehr zum Thema Diversity im UKE

Your Perspective

Hamburg und sein UKE. Wir sind Teil dieser Stadt und doch eine ganz eigene Welt. Denn bei uns dreht sich alles um eins: Menschen und ihre Gesundheit. Dieses Thema lässt uns nicht los und bringt uns alle zusammen, auch wenn unsere Aufgaben ganz unterschiedlich sind. Wissen, forschen, heilen und noch viel mehr – hier sieht sich jeder als UKE-ler.

Mit über 140 verschiedenen Berufsbildern - in der Pflege und vielen Gesundheitsberufen, als Arzt/Ärztin, im Medizinisch Technischen Dienst oder therapeutischen und pädagogischen Berufen sowie in der Forschung und Lehre bis hin zur Karriere in der Verwaltung oder im Technik- und Servicebereich - sind wir der ideale Ort für alle, die Handlungsspielraum lieben sowie die Dinge und sich selbst voranbringen wollen.

Willkommen in einem komprimierten Kosmos. Willkommen am Puls der Zeit.

Sie möchten mehr über die unterschiedlichen Berufsbilder und Perspektiven im UKE erfahren?
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Contact:

Herr Prof. Dr. Christian Betz, Klinikdirektor, per E-Mail an: c.betz@uke.de, Tel.: 040-741052360

We look forward to receiving your completed application by 19. April 2021 stating reference code 2021-164.

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