Arbeiten am Puls der Zeit

Sekretär (w/m/d) - Institutsdirektion


Work on the pulse of time

Sekretär (w/m/d) - Institutsdirektion

Zentrum für Diagnostik – Institut für Rechtsmedizin

We are the University Medical Centre Hamburg-Eppendorf (UKE), a vibrant healthcare community right at the heart of Hamburg. There is a real buzz of energy here, as progress sets the pace and every day offers fresh experiences. Around 11,000 members of staff with a myriad of roles are united in pursuit of a single aim: human well-being. With more than 140 different professions, we are the ideal place for anyone who loves to work in a flexible environment and is ambitious to advance their own personal development and that of healthcare as a whole.

What to expect

Mit Ihrer positiven und freundlichen Ausstrahlung sind Sie eine wichtige Verbindung zwischen der Institutsdirektion, unseren Mitarbeitern sowie den externen Auftraggebern (Polizei, Justiz, Behörden, Versicherungen, Krankenhäuser). Das Team des Instituts für Rechtsmedizin wird für seine Forschung, Lehre und Dienstleistungen über die Grenzen des Standorts hinweg geschätzt. Werden Sie ein Teil von uns und arbeiten selbständig und zuverlässig im Sekretariat der Institutsdirektion.

Diese Position kann auch in Teilzeit besetzt werden.

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgabengebiete der Institutsdirektion
  • Telefonische Korrespondenz, Terminverwaltung, Schriftverkehr, Bearbeitung Postein- und ausgänge, Kontrolle der Wiedervorlagen, Ablage Sekretariat, Inventarisierung, Archivverwaltung
  • Bearbeitung der Rechnungseingänge
  • Koordination aller Schreibtätigkeiten, eigene Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache selbstständig und nach Diktat
  • Kontakt für Angehörige von Verstorbenen
  • Beteiligung am Qualitätsmanagement
  • Vor- und Nachbereitung von Mitarbeiter-, Forschungs- und Kommissionssitzungen und Protokollführung
  • Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen sowie wissenschaftlichen Kongressen
  • Ganzheitliche Büroorganisation sowie Einkauf und Kontrolle der Bedarfsmittel
  • EDV-Angelegenheiten (Überwachung E-Mails, Literatur- und Internetrecherche, Bildbearbeitung)
  • Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Eigenständige Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Terminliche Koordination studentischer Praktika
  • Urlaubsplanung Institutssekretariate

What we look for in a candidate

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Bürokaufmann/frau, Kauffrau/mann für Bürokommunikation oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Idealerweise mehrjährige Erfahrung im Bereich der persönlichen Assistenz oder Sekretariat
  • Sicherer Umgang im Bereich des Personalrechts sowie der Abrechnung
  • Mehrjährige Erfahrung in der Arbeit mit MS Office, SAP sowie moderner Bürokommunikation
  • Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache (schriftlich und mündlich)
  • Ein freundliches und loyales Auftreten gegenüber den Mitarbeitern sowie den Auftraggebern und Kooperationspartnern
  • Sehr gute Koordinations-, Kommunikations-, Team- und Organisationsfähigkeit
  • Absolute Zuverlässigkeit sowie Diskretion

What we can offer

  • Langfristiges Arbeitsverhältnis in einem motivierten und kollegialen Team
  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zu Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung)
  • Einarbeitungsphase durch qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter im Unternehmen
  • Die Teilnahme an umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen
  • Eine attraktive betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote
  • Abwechslungsreichtum und Diversität im Arbeitsalltag
  • Aktive Verwirklichung in einem der größten rechtsmedizinischen Institute Europas

Your UKE

Wir sind das UKE. Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Wo so viel Energie in der Luft liegt und der Fortschritt den Takt angibt, ist kein Tag wie der andere. Rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl des Menschen.

Für dieses Ziel arbeiten wir eng zusammen – ganz gleich, ob in Forschung oder Lehre, ob in Klinik oder Verwaltung. Wir sind ein komprimierter Kosmos und für manche Mitarbeiter sogar wie eine große Familie. Sie wollen mit uns die Gesundheitsversorgung voranbringen und dabei auch persönlich wachsen? Von den Besten lernen, Gewohntes in Frage stellen und in ganz neuen Mustern denken?

Willkommen im UKE. Willkommen am Puls der Zeit.

Sie möchten mehr über das UKE als Arbeitgeber und unsere Vorteile erfahren?
> Hier geht es zu unserem Unternehmensprofil

Möglichkeiten Ihrer Bewerbung auf einen Blick

Bewerben Sie sich, wie Sie sich am wohlsten fühlen.
Sie können uns Ihre Bewerbung schnell und einfach zukommen lassen – online, per E-Mail oder über den Postweg . Alternativ können Sie Ihre Unterlagen auch persönlich bei unserem Recruitment-Team abgeben.
> Hier geht es zu den verschiedenen Bewerbungsmöglichkeiten

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
> Hier erfahren Sie mehr zum Thema Diversity im UKE

Your Perspective

Hamburg und sein UKE. Wir sind Teil dieser Stadt und doch eine ganz eigene Welt. Denn bei uns dreht sich alles um eins: Menschen und ihre Gesundheit. Dieses Thema lässt uns nicht los und bringt uns alle zusammen, auch wenn unsere Aufgaben ganz unterschiedlich sind. Wissen, forschen, heilen und noch viel mehr – hier sieht sich jeder als UKE-ler.

Mit über 140 verschiedenen Berufsbildern - in der Pflege und vielen Gesundheitsberufen, als Arzt/Ärztin, im Medizinisch Technischen Dienst oder therapeutischen und pädagogischen Berufen sowie in der Forschung und Lehre bis hin zur Karriere in der Verwaltung oder im Technik- und Servicebereich - sind wir der ideale Ort für alle, die Handlungsspielraum lieben sowie die Dinge und sich selbst voranbringen wollen.

Willkommen in einem komprimierten Kosmos. Willkommen am Puls der Zeit.

Sie möchten mehr über die unterschiedlichen Berufsbilder und Perspektiven im UKE erfahren?
> Hier geht es zu Ihren Perspektiven im UKE

Contact:

Frau Rita Herbrand, Med.-techn. Zentrumsleitung, unter der Tel. (040) 7410-54551 oder per E-Mail: herbrand@uke.de

We look forward to receiving your completed application by 03. August 2020 stating reference code 2020-388.

Bewerben Sie sich jetzt auf die ausgeschriebene Stelle vom Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Arbeiten am Puls der Zeit.
Sie haben Fragen? - Ihre Kontaktmöglichkeit zum UKE.

Alternativ schreiben Sie uns
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