Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Sekretariat für den Bereich Mund,-Kiefer-und Gesichtschirurgie


Sekretariat für den Bereich Mund,-Kiefer-und Gesichtschirurgie

Vollzeit: 38,5 Stunden| Teilzeit| Unbefristet| Arbeitsort: Hamburg Eppendorf| Klinik- und Poliklinik für Mund,- Kiefer und Gesichtschirurgie

Wir im UKE glauben fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen aller Mitarbeitenden stehen sollte. Gemeinsam können wir dies möglich machen.

Jeden Tag ein bisschen mehr. Jeden Tag ein bisschen besser.

Das macht die Position aus

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 14.100 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Die Klinik- und Poliklinik für Mund,- Kiefer- und Gesichtschirurgie deckt das gesamte Fachgebiet in seiner vollen Breite sowohl klinisch als auch akademisch ab. Der moderne Klinik-, Forschungs- und Lehrbetrieb stellt den stellv. Klinikdirektor vor viele Herausforderungen. Gesucht wird hier ein:e tatkräftige:r Sekretär:in, die:der die stellv. Klinikdirektion und Lehrstuhlinhaber in den vielfältigen Belangen des Tagesgeschäfts effizient und nach modernen Massgaben unterstützt. Es besteht eine enge Interaktion mit dem bestehenden Sekretariat des Klinikdirektors der Klinik. Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interprofessionellen Team.

Folgende Tätigkeitsfelder sind besonders hervorzuheben:

  • Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben des stellv. Klinikdirektors in administrativen und Personalangelegenheiten des Bereichs
  • Mitwirkung am Email-Verkehr des stellv. Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache
  • Weitere Elektronische Datenverarbeitung (EDV): Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
  • Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
  • Koordination von Lehrveranstaltungen der Klinik, Sicherstellung des Lehrbetriebs, inkl. Beratung/ Betreuung der Studierenden in administrativen Angelegenheiten
  • Unterstützung des stellv. Klinikdirektors in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten

Weitere Aufgabenfelder:

  • Archivverwaltung
  • Unterstützung bei der Überwachung der Drittmitteletats
  • Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
  • Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
  • Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung, Prüfung der Privatliquidation
  • Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
  • Unterstützung bei der administrativen Betreuung ambulanter und stationärer Patient:innen
  • Vertretung des Sekretariats vom Klinikdirektor

Diese Position kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen/Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Fundierte Kenntnisse zur Führung eines Sekretariats
  • Erfahrungen im Bereich der Terminkoordination- und Planung sowie in der Reisebuchung- und Koordination
  • Fundierte EDV-Kenntnisse, sehr gute Textverarbeitungskenntnisse; wünschenswert sind Kenntnisse mit Krankhausinformationssystemen
  • Erforderlich sind Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Wünschenswert sind Kenntnisse in der medizinischen Terminologie
  • Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, hohe Telefonpräsenz

Das bieten wir

  • Geregelte Bezahlung nach TVöD/VKA; attraktive betriebliche Altersvorsorge und verschiedene Mitarbeitendenrabatte
  • 30 Tage Urlaub; Möglichkeit zum Sonderurlaub und Sabbatical
  • Zentrale Lage: Unsere Klinik liegt zentral am schönen Eppendorfer Park
  • Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum HVV-ProfiTicket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
  • Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander und offener Wissensaustausch im Team; strukturierte Einarbeitung
  • Möglichkeit, im Rahmen unseres Mitarbeitendenprogramms (UKE INside) aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln
  • Umfangreiche Fortbildungsprogramme (UKE-Akademie)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
  • Gesunde und abwechslungsreiche Mittagspause: Zusätzlich zu unserer Kantine gibt es nur wenige Schritte entfernt noch eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten, beispielsweise die „Health Kitchen“ Cafés und Bistros, sowie weitere Imbisse, Bäcker, einen Supermarkt etc.

Das UKE

Wir sind das UKE – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.400 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Willkommen im UKE.


> Hier mehr über das UKE und unseren Anspruch als Arbeitgeber erfahren

Bewerbungsmöglichkeiten auf einen Blick

Bewerben, wie es am besten passt.
Jetzt schnell und einfach bewerben – online, per E-Mail oder über den Postweg. Alternativ können die Unterlagen auch persönlich bei unserem Recruiting-Team abgegeben werden.
> Hier geht es zu den verschiedenen Bewerbungsmöglichkeiten

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
> Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren

Perspektiven im UKE

Hamburg und sein UKE. Als einer der größten Arbeitgeber der Hansestadt stehen wir für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Mit über 140 verschiedenen Berufsbildern – in der Pflege, den unterschiedlichen Gesundheitsfachberufen, im Ärztlichen und Medizinisch-technischen Dienst oder therapeutischen und pädagogischen Berufen sowie in der Forschung und Lehre bis hin zur Karriere in der Verwaltung oder im Technik- und Servicebereich – sind wir der ideale Ort für alle, die mit uns gemeinsam immer besser werden wollen.

Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Willkommen im UKE.


> Hier mehr über die unterschiedlichen Berufe und Perspektiven im UKE erfahren

Kontakt ins UKE

Kontakt zum Recruiting: Erreichbarkeit unter der Tel-Nr.: (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Kontakt zum Fachbereich: Herr Prof. Dr. Dr. Gosau, Klinikdirektor, per E-Mail an: mkg@uke.de, Tel.: 040-7410 53259

Die Berücksichtigung der Bewerbung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben vollständig gegen das SARS-CoV-2-Virus, eine Immunisierung vorliegt (spätestens zum Beschäftigungsbeginn). Bitte entsprechende Nachweise den Bewerbungsunterlagen beilegen.

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 26.09.2022 unter Angabe des Referenzcodes VW22778_w.

Jetzt auf die ausgeschriebene Position vom Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) bewerben. Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Sie haben Fragen? - Ihre Kontaktmöglichkeit zum UKE.

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