Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Sekretär/ Assistenz (w/m/d) für Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement


Sekretär/ Assistenz (w/m/d) für Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement

UKE-Akademie für Bildung und Karriere

Wir im UKE glauben fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen aller Mitarbeitenden stehen sollte. Gemeinsam können wir dies möglich machen.

Jeden Tag ein bisschen mehr. Jeden Tag ein bisschen besser.

Das macht die Position aus

  • Vollzeit: 38,5 Stunden/ Teilzeit
  • Unbefristet
  • Arbeitsort: Alstercity und Hamburg-Lokstedt (Kollaustraße)

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Die pulsierende Gesundheitsstadt inmitten von Hamburg. Rund 13.600 Mitarbeiter:innen mit sehr unterschiedlichen Aufgaben eint hier das gleiche Ziel: das Wohl unserer Patient:innen.

Die UKE-Akademie für Bildung und Karriere (ABK) qualifiziert die berufserfahrenen Fachkräfte des UKE passgenau weiter, identifiziert und entwickelt die Führungskräfte des UKE und bildet Nachwuchsfachkräfte aus. Die Abteilung Fort- und Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement bietet für die Mitarbeitenden des UKE-Konzerns sowie für externe Interessierte Fort- und Weiterbildungen in verschiedenen Formaten und Methoden an.

Für die Standorte Alstercity und Kollaustraße suchen wir für die Bereiche Fort-, Weiterbildung und Veranstaltungsmanagement ab sofort zwei Mitarbeiter:innen für Administration / Assistenz in Vollzeit und/oder Teilzeit.

Zu den Tätigkeiten dieser Position gehören u.a. folgende Aufgaben:

  • Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes im Empfang des Standortes Alstercity sowie Koordination der anfallenden Aufgaben
  • Sicherstellung des Seminarbetriebs: Vor- und Nachbereitung der Seminarräume inklusive des Stellens von Tischen und Stühlen, Ausgabe von Medien und Materialien, Bereitstellung des Caterings
  • Organisation, Administration und Dokumentation der Qualifikationsangebote
  • Betreuung von Dozierenden und Teilnehmenden vor Ort
  • Sicherung der Erreichbarkeit zu den Geschäftszeiten und serviceorientierte Kommunikation mit Dozierenden, Teilnehmenden und Mitarbeitenden
  • Unterstützung der Abteilungsleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Protokollführung
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • Pflege von Datenbanken und Online-Medien, Erstellung von Auswertungen und Präsentationen, bei Bedarf Internetrecherche
  • Eigenständige Büroorganisation (z. B. Postbearbeitung, Wiedervorlagen, Ablage)
  • Vertretungen anderer Sekretariate

Darauf freuen wir uns

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Berufsausbildung
  • Idealerweise Berufserfahrung in der Organisation und Administration von innerbetrieblichen Fortbildungen
  • Flexibilität in der Arbeitszeit zur Sicherstellung der bedarfsorientierten Besetzung des Büros im Rahmen der Hamburger Hamburger Gleitzeitordnung
  • Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Belastbarkeit
  • Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie der Pflege von Datenbanken, sicherer Umgang mit Seminartechnik
  • Eigeninitiative und Engagement, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Diskretion, Lösungsorientierung, Zuverlässigkeit

Das bieten wir

Volle Konzentration auf die Arbeit:

  • Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit jährlich mindestens 30 Tagen Urlaub, eine Bezahlung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA und weiteren attraktiven Vergütungsbestandteilen.
  • Eine betriebliche Altersversorgung sowie Nutzung vielfältiger und mehrfach ausgezeichneter Gesundheits- und Präventionsangebote und vieler weiterer Vergünstigungen.
  • Zudem bezuschussen wir das HVV-ProfiTicket & den Dr. Bike Fahrradservice.

Wir pushen die Karriere:

  • Profitieren Sie von unseren umfangreichen Aus-, Fort- und Weiterbildungs-Programmen unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere und abwechslungsreichen Einführungsveranstaltungen.

Beruf und Familie & die eigene Gesundheit im Einklang:

  • Ein innovatives und familienfreundliches Arbeitsumfeld mitten in Hamburg (Kooperation zur Kinderbetreuung, Ferienbetreuung).
  • Flexible Gestaltungsmöglichkeiten der Arbeitszeit und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens werden hier unterstützt.
  • Bei uns besteht die Möglichkeit mit einem Sabbatical oder Sonderurlaub, fremde Kulturen zu bereisen oder einfach mal eine Pause einzulegen.
  • Auch Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Ein vielfältiges Angebot von Yoga, Akupunktur, Outdoortraining bis zum Segelkurs erwartet Sie!
  • Unser Mitarbeitendenprogramm bietet Ihnen die Möglichkeit, aktiv die Arbeitswelt mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

Das UKE

Wir sind das UKE – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Willkommen im UKE.


> Hier mehr über das UKE und unseren Anspruch als Arbeitgeber erfahren

Bewerbungsmöglichkeiten auf einen Blick

Bewerben, wie es am besten passt.
Jetzt schnell und einfach bewerben – online, per E-Mail oder über den Postweg. Alternativ können die Unterlagen auch persönlich bei unserem Recruiting-Team abgegeben werden.
> Hier geht es zu den verschiedenen Bewerbungsmöglichkeiten

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt
Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
> Hier mehr zum Thema „Diversity im UKE“ erfahren

Perspektiven im UKE

Hamburg und sein UKE. Als einer der größten Arbeitgeber der Hansestadt stehen wir für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 14.100 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Mit über 140 verschiedenen Berufsbildern – in der Pflege, den unterschiedlichen Gesundheitsfachberufen, im Ärztlichen und Medizinisch-technischen Dienst oder therapeutischen und pädagogischen Berufen sowie in der Forschung und Lehre bis hin zur Karriere in der Verwaltung oder im Technik- und Servicebereich – sind wir der ideale Ort für alle, die mit uns gemeinsam immer besser werden wollen.

Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Willkommen im UKE.


> Hier mehr über die unterschiedlichen Berufe und Perspektiven im UKE erfahren

Kontakt ins UKE

Ihr Kontakt zum Recruiting: Sie erreichen uns telefonisch unter (040) 7410-52599 oder per E-Mail: bewerbung@uke.de

Ihr Kontakt zum Fachbereich: Frau Katrin Krohn, Abteilungsleitung Fort- und Weiterbildung, unter der Tel-Nr.: (040) 7410-51718

Wir freuen uns auf eine aussagekräftige Bewerbung bis zum 31.01.2022 unter Angabe des Referenzcodes 2021-946_w.

Jetzt auf die ausgeschriebene Position vom Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) bewerben. Gemeinsam besser. Fürs Leben.
Sie haben Fragen? - Ihre Kontaktmöglichkeit zum UKE.

Alternativ schreiben Sie uns
eine Mail oder rufen an: